Los autónomos afrontarán 2025 con un escenario fiscal más estricto y con nuevas exigencias en la justificación de los gastos que pueden deducirse en el IRPF. Conocer qué se puede desgravar y cómo hacerlo correctamente será clave para evitar sanciones, en un contexto en el que la Agencia Tributaria ha reforzado los controles sobre los gastos que combinan uso profesional y personal, especialmente en vivienda e internet.

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Según advierten asesores fiscales y plataformas especializadas, como Legálitas, las deducciones fiscales continúan siendo una herramienta esencial para reducir la carga impositiva, pero Hacienda examinará con más detalle las facturas y la coherencia contable de cada gasto.

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Requisitos más estrictos para deducir gastos

Para que un gasto pueda restarse legalmente de la base imponible del autónomo, debe cumplir tres condiciones imprescindibles: estar directamente vinculado con la actividad profesional, estar justificado con una factura a nombre del autónomo y figurar correctamente registrado en la contabilidad.

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Los expertos alertan de que la Administración está rechazando cada vez más gastos que no cumplen de forma estricta estos requisitos, lo que puede derivar en liquidaciones complementarias y recargos.

Material profesional, servicios bancarios y dietas: los gastos más habituales

Entre los gastos que Hacienda admite como deducibles se encuentran los materiales o materias primas necesarias para desarrollar la actividad; los gastos bancarios y comisiones de plataformas digitales; los intereses derivados de préstamos o créditos vinculados al negocio; y las dietas o desplazamientos siempre que estén debidamente justificados.

Uno de los puntos más conflictivos continúa siendo el vehículo profesional. Para deducirlo al 100% es necesario acreditar su uso exclusivamente laboral. En caso de uso mixto, Hacienda suele permitir solo una deducción parcial.

Oficinas, locales y tecnología, deducibles al 100%

Cuando el autónomo trabaja en una oficina o local destinado exclusivamente al negocio, puede desgravar la totalidad de los gastos asociados: alquiler, luz, agua, reformas, seguros o suministros. Para ello, el inmueble debe figurar como centro de trabajo en el censo de Hacienda.

También se consideran deducibles los gastos relacionados con la tecnología y la informática: ordenadores, periféricos, software profesional, dominios web, programas de facturación o herramientas digitales de gestión. Los equipos cuyo coste supere los 800 euros se amortizan durante varios ejercicios.

Los gastos vinculados al personal contratado —sueldos, cotizaciones, dietas, indemnizaciones, formación o seguros colectivos— continúan siendo deducibles al 100%. Asimismo, los autónomos pueden incluir en su contabilidad los servicios de gestorías, asesorías, abogados, diseñadores o especialistas externos relacionados con su actividad.

Trabajar desde casa: cambios y límites en las deducciones

Una de las áreas donde Hacienda está mostrando mayor firmeza es en la deducción de gastos cuando el autónomo trabaja desde su vivienda habitual. Se puede desgravar una parte proporcional del inmueble —normalmente entre un 10% y un 20%—, así como un porcentaje equivalente de suministros como electricidad, agua o Internet.

No obstante, la Agencia Tributaria está exigiendo cada vez más pruebas de uso profesional, llegando a solicitar contadores independientes para suministros o líneas telefónicas diferenciadas entre uso personal y laboral.

En el caso de Internet, la deducción no puede superar el 33% del porcentaje del hogar destinado al trabajo. Para los teléfonos móviles, Hacienda exige líneas separadas para poder justificar el uso profesional.

Otros gastos deducibles

Los autónomos podrán seguir deduciendo:

La cuota de autónomos o mutualidades alternativas.
Aportaciones a planes de pensiones.
Seguro de vida (hasta 500 euros al año).
Seguro médico privado (límite de 500 euros anuales).
Seguros de baja laboral y responsabilidad civil.
Donativos.

Qué exige Hacienda para evitar sanciones

Para evitar problemas con la Agencia Tributaria, los expertos recomiendan:

Exigir siempre factura a nombre del autónomo.
Justificar de manera clara el uso profesional del gasto.
Declarar correctamente los gastos en los modelos trimestrales.
Conservar todas las facturas durante al menos cuatro años.
Consultar a un asesor fiscal ante cualquier duda.

Novedades de 2025: módulos prorrogados y nuevas obligaciones digitales

El régimen de módulos se prorrogará íntegramente durante 2025, manteniendo los mismos límites. Además, el autónomo podrá fraccionar el pago del IRPF en dos plazos sin intereses: un 60% en junio y un 40% en noviembre.

Paralelamente, la Agencia Tributaria avanza en la implantación de nuevas exigencias de digitalización y emisión de facturas, con el objetivo de garantizar la trazabilidad y deducibilidad de los gastos.

Un año clave para el control fiscal

Con un marco regulatorio más exigente y un aumento de las revisiones por parte de Hacienda, los autónomos deberán extremar el control sobre sus facturas y la correcta justificación de sus gastos. Conocer a fondo las deducciones permitidas y contar con asesoramiento especializado puede suponer un importante ahorro y evitar sanciones en un ejercicio fiscal que se presenta especialmente escrupuloso.